Gruppe B · Systeme bauen

Systeme aufbauen

Aus dem Fahrplan werden funktionierende Systeme. Ein CRM, das der Vertrieb tatsächlich nutzt. E-Mail- und WhatsApp-Kommunikation, die läuft, ohne dass jemand täglich daran denken muss.

  • 3 Leistungen
  • 4 bis 8 Wochen
  • Pipedrive · HubSpot · Salesforce · Brevo · Uvm.
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System-Aufbau // live
01
CRM
Operating System
ab 8 Wochen
02
E-Mail
Marketing-Journeys
4 Wochen
03
WhatsApp
Direktkanal
4 Wochen
Der gemeinsame Grundsatz

Konzept vor Klick

Der Grundsatz, der alle drei Produkte trägt — unabhängig davon, welches System ihr zuerst baut.

  1. 01
    Konzept vor Software

    In keinem dieser Projekte wird als Erstes ein System geöffnet. Am Anfang steht ein Fragenkatalog oder ein Konzeptpapier — und erst wenn das freigegeben ist, wird gebaut.

  2. 02
    Struktur zuerst

    Nachträgliche Strukturänderungen sind der teuerste Fehler in Systemprojekten. Ein Feld nachzuziehen ist billig, eine Pipeline-Logik nachträglich umzubauen nicht.

  3. 03
    Prozess, nicht Tool

    Wir richten keine Software ein, wir bilden einen Vertriebs- und Kommunikationsprozess ab. Wo dieser Prozess noch nicht existiert, entwickeln wir ihn zuerst gemeinsam.

  4. 04
    Schulung inklusive

    Jedes Projekt endet mit Schulung und Dokumentation. Ein technisch perfektes System, das niemand nutzt, ist wertlos.

Entscheidungshilfe

Welches System braucht ihr zuerst?

Frage 01 / 040%
01

Was fehlt euch gerade am meisten?

01
Produktblock

CRM Operating System

ab 8 Wochen · Pipedrive, HubSpot, Salesforce · Konzeption, Einrichtung, Schulung

Am Anfang steht kein Bauplan, sondern ein Fragenkatalog

Vor dem Kickoff geht ein strukturierter Fragenkatalog raus. Aus den Antworten entsteht der individuelle Projektplan — nicht umgekehrt.

  1. 01

    Ausgangslage & System

    Wird heute ein CRM genutzt, was funktioniert daran, wer verwaltet es.

  2. 02

    Vertriebsprozess

    Wie ein Lead entsteht, welche Schritte er durchläuft, wann er als verloren gilt.

  3. 03

    Daten & Bestand

    Wo Kunden- und Leaddaten liegen, wie viele, wie gepflegt.

  4. 04

    Team & Rollen

    Wer künftig im System arbeitet, mit welchen Rechten, wie technikaffin.

  5. 05

    Ziele & Steuerung

    Welche Kennzahlen das Management sehen will.

  6. 06

    Schnittstellen

    Welche Systeme angebunden werden: ERP, Buchhaltung, Kalender, Telefonie, Website.

Wo steht ihr heute?

Excel, Postfach, Notizen. Der Vertriebsprozess existiert nur in den Köpfen und muss erst entwickelt werden — der aufwendigste Teil liegt vor der Technik.

Was den Aufwand verschiebt, sind Anzahl und Komplexität der Pipelines, der Zustand der Bestandsdaten, die Anzahl der Schnittstellen, die Rollenlogik und die Entscheidungsgeschwindigkeit im Unternehmen. Das schätzen wir im Onboarding ein und halten es im Projektplan fest — nicht später im Nachtrag.

Was gebaut wird

Dein CRM
Lead
Qualifizierung
Angebot
Abschluss
Bestandskunde
Jedes Pflichtfeld senkt die Pflegebereitschaft. Wir legen deshalb genauso fest, welche Informationen bewusst nicht erfasst werden.
02
Produktblock

E-Mail-Marketing

4 Wochen · Brevo oder bestehendes CRM

Ein Kontakt stellt eine Anfrage — der Rest läuft automatisch

  1. Kontakt

    Eine Anfrage, ein Termin oder ein Kauf löst die Journey aus. Ab hier übernimmt das System.

  2. 01
    Erstkontakt

    Sofortige Bestätigung, Erwartungsmanagement — der Kontakt weiß, was als Nächstes passiert.

  3. 02
    Aufwärmung

    Vorqualifizierung und Einstiegsinhalte. Der Kontakt bekommt, was zu seinem Interesse passt.

  4. 03
    Warm / aktiv

    Case Studies, Referenzen, Eventeinladungen. Relevanz durch Kontext.

  5. 04
    Abkühlend

    Positionierungsmails und Datenaktualisierung. Kanal offen halten, ohne zu drängen.

  6. 05
    Reaktivierung

    Gezielter Impuls nach langer Pause. Neuer Gesprächsanlass, kein Massen-Newsletter.

03
Produktblock

WhatsApp-Marketing

4 Wochen · inklusive Grafiken, Design und Bildrecherche

Warum WhatsApp anders funktioniert als E-Mail

E-Mail
  • AufmerksamkeitWird gelesen, wenn Zeit ist
  • ToleranzEine Mail zu viel wird ignoriert
  • FrequenzWöchentlich ist normal
  • EinwilligungErforderlich
  • FormateText, Bild, Links
WhatsApp
  • AufmerksamkeitWird fast immer sofort gesehen
  • ToleranzEine Nachricht zu viel wird blockiert
  • FrequenzDeutlich seltener und nur mit echtem Anlass
  • EinwilligungErforderlich und nachweispflichtig
  • FormateKurze Texte, Bilder und Grafiken, klare Handlungsaufforderung
Die hohe Aufmerksamkeit ist der Grund, warum der Kanal funktioniert — und zugleich der Grund, warum er bei falscher Nutzung schnell verbrannt ist.

Zwei Punkte, die unterschätzt werden

Nachrichtenvorlagen brauchen Vorlauf
Vorlagen für den Versand außerhalb einer laufenden Konversation müssen vor der ersten Nutzung freigegeben werden. Dieser Schritt liegt nicht in unserer Hand und hat eine eigene Dauer — er wird deshalb früh in Phase 2 eingeplant, nicht kurz vor dem Live-Gang.
Auf WhatsApp antworten Kunden
Jemand bei euch muss das lesen und beantworten. Wer das nicht klärt, schadet dem Kanal mehr, als er nutzt.
Der kritische Punkt

Nutzung nach dem Go-Live

01
Schulung entscheidet das Projekt

Ein technisch perfektes CRM, das der Vertrieb nicht nutzt, ist wertlos. Die Schulung ist deshalb kein Anhängsel, sondern der Punkt, an dem sich das Projekt entscheidet.

02
Die Geschäftsführung muss mitarbeiten

Die Geschäftsführung muss das System selbst nutzen. Wo Führung weiter nach Bauchgefühl statt nach Systemdaten steuert, pflegt niemand die Daten.

03
Eine verantwortliche Person

Es braucht eine verantwortliche Person im Unternehmen als internen Ansprechpartner. Das vereinbaren wir vor dem Go-Live, nicht danach.

DanachNach dem Projekt läuft das System — gepflegt wird es damit noch nicht. Für den laufenden Betrieb gibt es Hosting und Retainer.
Ablauf

So arbeiten wir in allen drei Projekten

01Fragenkatalog bzw. Analyse
02Konzept und Freigabe
03Technische Einrichtung
04Interner Test mit Testkontakten
05Live-Gang
06Optimierung, Schulung, Dokumentation
Jeder Pfad wird mit Testkontakten durchlaufen, bevor echte Empfänger im System sind.
Jeder Prozessweg wird einmal durchgespielt — Lead anlegen, qualifizieren, Angebot, Abschluss, Verlust.
Zuarbeit

Was wir von euch brauchen

01Dokument

CRM Operating System

  • Vollständige Beantwortung des Fragenkatalogs
  • Auskunft über den gelebten Vertriebsprozess
  • Entscheidungen zu Struktur, Rollen, Rechten
  • Bereitstellung der Bestandsdaten
  • Lizenzen und Zugänge
  • Interner Ansprechpartner
TERMINBUCHUNG

Sichere Dir Dein Strategiegespräch

30 Minuten, in denen wir Deine Ausgangslage analysieren und konkrete Hebel für digitale Systeme identifizieren. Kein Verkaufsgespräch – eine Standortbestimmung.

  • Analyse Deiner aktuellen Prozesse
  • Konkrete Systemansätze statt Baukasten
  • Klare nächste Schritte – ohne Verpflichtung
Robin Hahn
DEIN ANSPRECHPARTNERRobin HahnStrategieberater
LIVE VERFÜGBARKEIT
FAQ

Häufige Fragen

Allgemein

Der Aufwand hängt an konkreten Treibern: Anzahl Pipelines und Nutzer, Schnittstellen, Datenqualität sowie Anzahl der Journeys und Bausteine. Wir schätzen das im Onboarding ein und halten es im Projektplan fest.

Ja. Wir empfehlen dann eine Reihenfolge — in der Regel zuerst das CRM als Datenbasis — und klären die Tool-Zuständigkeit einmal gemeinsam.

Ja. Bei etablierten Systemen geht es meist um Ausbau statt Aufbau: Automatisierungen, Reporting, zusätzliche Pipelines oder Journeys.

Die Schulung ist fester Bestandteil jedes Projekts. Umfang und Terminzahl richten sich nach Systemgröße und Team und werden im Projektplan festgehalten.

CRM

Sauber gepflegte Daten sind ein Import. Gewachsene Listen mit Dubletten und Lücken sind ein eigenes Teilprojekt — dieser Aufwand wird im Fragenkatalog erhoben und vorab beziffert.

Dann klären wir zuerst, warum es nicht genutzt wurde. Die Technik ist selten das Problem — sonst wiederholt sich der Fehler im neuen System.

Schnittstellen zu ERP, Buchhaltung, Kalender, Telefonie und Website werden im Fragenkatalog erhoben und im Projektplan beziffert.

Das hängt von Prozess, Team und Schnittstellen ab. Wir arbeiten unter anderem mit Pipedrive, HubSpot und Salesforce — die Empfehlung fällt nach dem Onboarding.

E-Mail

Beides ist möglich. Ist ohnehin ein CRM im Einsatz, können die Journeys dort laufen. Ohne CRM betreiben wir E-Mail-Marketing eigenständig über Brevo.

Das wird im Konzeptpapier festgelegt. Nach Phase 1 entscheidet ihr gemeinsam mit uns über den Umfang der Umsetzung.

Neue Kontakte laufen sofort in die Journey. Bestandskontakte werden erst nach Prüfung von Kategorie und Themen-Tag überführt.

WhatsApp

Der Versand verursacht Kosten pro Konversation. Sie sind nicht im Projektpreis enthalten — die Größenordnung nennen wir im Angebot.

Deutlich seltener als per E-Mail und nur mit echtem Anlass. Eine Frequenzempfehlung gehört zum Konzept.

Auf WhatsApp antworten Kunden. Jemand bei euch muss das lesen und beantworten — das klären wir vor dem Live-Gang.

Vorlagen müssen vor der ersten Nutzung freigegeben werden. Dieser Schritt liegt nicht in unserer Hand und wird deshalb früh in Phase 2 eingeplant.

Erstgespräch

Aus dem Fahrplan werden Systeme

Sag uns kurz, worum es geht und was bei euch aktuell im Einsatz ist. Die Antwort bestimmt den Aufwand — und spart uns die erste Rückfrage.

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