Systeme aufbauen
Aus dem Fahrplan werden funktionierende Systeme. Ein CRM, das der Vertrieb tatsächlich nutzt. E-Mail- und WhatsApp-Kommunikation, die läuft, ohne dass jemand täglich daran denken muss.
Konzept vor Klick
Der Grundsatz, der alle drei Produkte trägt — unabhängig davon, welches System ihr zuerst baut.
- 01Konzept vor Software
In keinem dieser Projekte wird als Erstes ein System geöffnet. Am Anfang steht ein Fragenkatalog oder ein Konzeptpapier — und erst wenn das freigegeben ist, wird gebaut.
- 02Struktur zuerst
Nachträgliche Strukturänderungen sind der teuerste Fehler in Systemprojekten. Ein Feld nachzuziehen ist billig, eine Pipeline-Logik nachträglich umzubauen nicht.
- 03Prozess, nicht Tool
Wir richten keine Software ein, wir bilden einen Vertriebs- und Kommunikationsprozess ab. Wo dieser Prozess noch nicht existiert, entwickeln wir ihn zuerst gemeinsam.
- 04Schulung inklusive
Jedes Projekt endet mit Schulung und Dokumentation. Ein technisch perfektes System, das niemand nutzt, ist wertlos.
Welches System braucht ihr zuerst?
| 01CRM Operating System | 02E-Mail-Marketing | 03WhatsApp-Marketing | |
|---|---|---|---|
| Die Frage dahinter | Wo liegen unsere Leads und Kunden — und wer kümmert sich wann? | Wie begleiten wir Interessenten automatisch bis zum Abschluss? | Wie erreichen wir Bestandskunden direkt und sofort? |
| Zielgruppe | Vertrieb und Management | Interessenten und Bestandskunden | Überwiegend Bestandskunden |
| Ergebnis | Zentrale Vertriebsplattform mit Pipelines, Automatisierungen, Reporting | Trigger-basierte Journeys, die auf den Zustand des Kontakts reagieren | Newsletter-Kanal mit Willkommensstrecke und Verzweigung nach Verhalten |
| Dauer | ab 8 Wochen | 4 Wochen | 4 Wochen |
| Systeme | Pipedrive, HubSpot, Salesforce, weitere auf Anfrage | Brevo oder bestehendes CRM | Business-Zugang plus Versandtool |
Wenn mehreres ansteht, zuerst das CRM. Es ist die Datenbasis — E-Mail-Journeys und WhatsApp-Verzweigungen brauchen einen sauberen Kontaktbestand mit klaren Zuständen. Umgekehrt lässt sich E-Mail-Marketing auch eigenständig über Brevo betreiben, wenn kein CRM geplant ist.
E-Mail-Marketing
- Interessenten bekommen nach einer Anfrage keine strukturierte Kommunikation.
- Bestandskunden werden unregelmäßig informiert.
- Wiedervorlagen bleiben liegen, weil niemand Zeit hat.
Trigger-basiert statt linear
Nicht alle Kontakte bekommen dieselbe Sequenz. Was ein Kontakt als Nächstes erhält, hängt davon ab, in welchem Zustand er gerade ist.
Verschiedene Leistungsbereiche mit eigenen Ansprechpartnern bekommen getrennte Journeys. Jeder Kontakt bekommt beides: eine Rezenz-Kategorie und einen Themen-Tag. Erst daraus ergibt sich die passende Mail. Die Zeitgrenzen sind Startwerte und werden an euren realen Vertriebszyklen justiert.
Der Ablauf einer Journey
Drei Phasen, auch abrechnungsseitig getrennt
Was zuerst gebaut wird
Neue Kontakte laufen sofort in die Journey — dort ist das Risiko gering. Bestandskontakte werden erst nach Prüfung überführt: Sind Kategorie und Themen-Tag richtig gesetzt? Eine falsch zugeordnete Reaktivierungsmail an einen aktiven Kunden wirkt unprofessionell.
Enthalten / nicht Bestandteil
- Analyse und Zieldefinition
- Auswertung des Fragenkatalogs
- Konzeptpapier mit Journey- und Segmentierungslogik
- Einrichtung der Kampagnen und Automatisierungen
- Texterstellung der vereinbarten Bausteine
- Verknüpfungen und Auswertungen
- Live-Gang, Beratung und Optimierung
- Projektmanagement
- Lizenz- und Versandkosten der Tools
- Produktion neuer Inhalte wie Videos, Whitepaper oder Case Studies
- Aufbau oder Umstrukturierung des CRM-Systems
- Rechtliche Prüfung der Einwilligungen
- Laufende Betreuung nach Projektabschluss
WhatsApp-Marketing
- Bestandskunden werden unregelmäßig informiert.
- Aktionen erreichen ihre Zielgruppe verspätet oder gehen zwischen anderen Botschaften unter.
- Der aufmerksamkeitsstärkste Kanal bleibt ungenutzt.
Warum WhatsApp anders funktioniert als E-Mail
| Aufmerksamkeit | Wird gelesen, wenn Zeit ist | Wird fast immer sofort gesehen |
|---|---|---|
| Toleranz | Eine Mail zu viel wird ignoriert | Eine Nachricht zu viel wird blockiert |
| Frequenz | Wöchentlich ist normal | Deutlich seltener und nur mit echtem Anlass |
| Einwilligung | Erforderlich | Erforderlich und nachweispflichtig |
| Formate | Text, Bild, Links | Kurze Texte, Bilder und Grafiken, klare Handlungsaufforderung |
Der Eintritt in den Newsletter
Die Journey verzweigt sich nach Verhalten
Willkommen → Reaktion? — bei Klick: Interessen-Strecke zum geklickten Thema · bei keiner Reaktion: zweiter Anreiz, dann Ruhe. Beide münden in den laufenden Kanal nach Redaktionsplan.
Zwei Punkte, die unterschätzt werden
Enthalten / nicht Bestandteil
Anders als beim E-Mail-Marketing gehört die Gestaltung der Inhalte — Grafiken, Design, Bildrecherche — ausdrücklich zum Umfang. Auf WhatsApp wirkt ein reiner Textblock deplatziert.
- Analyse der Marketingprozesse
- Zieldefinition und Strategie
- Konzept der Journeys und Eintrittswege
- Texterstellung
- Grafiken, Design und Bildrecherche
- Technische Einrichtung und Implementierung
- Live-Gang, Optimierung, Beratung
- Projektmanagement und Support
- Laufende Nachrichten- und Toolkosten
- Rechtliche Prüfung der Einwilligungen
- Bearbeitung eingehender Kundenanfragen
- Produktion neuer Foto- oder Videoinhalte
- Laufende Betreuung nach Projektabschluss
Steigende Abmeldungen nach einer Nachricht bedeuten fast immer: zu häufig, zu werblich oder nicht relevant genug. Der Wert des Kanals liegt in der Erlaubnis, die Kunden geben — sie ist schneller verloren als aufgebaut. Deshalb gehört eine Frequenzempfehlung zum Konzept.
Tool-Zuständigkeit
Zwei Systeme, die dieselbe Nachricht auslösen könnten, sind die häufigste Fehlerquelle in Automatisierungsprojekten. Deshalb legen wir die Zuständigkeit im Konzept fest, nicht im laufenden Aufbau.
Einwilligung und technische Voraussetzungen
- Absenderadresse
- Domain-Authentifizierung
- Weiterleitung von Antworten
- Rufnummer
- Business-Zugang
- Eingesetztes Tool
- Freigabe der Nachrichtenvorlagen
Nutzung nach dem Go-Live
Ein technisch perfektes CRM, das der Vertrieb nicht nutzt, ist wertlos. Die Schulung ist deshalb kein Anhängsel, sondern der Punkt, an dem sich das Projekt entscheidet.
Die Geschäftsführung muss das System selbst nutzen. Wo Führung weiter nach Bauchgefühl statt nach Systemdaten steuert, pflegt niemand die Daten.
Es braucht eine verantwortliche Person im Unternehmen als internen Ansprechpartner. Das vereinbaren wir vor dem Go-Live, nicht danach.
So arbeiten wir in allen drei Projekten
- Konzeption, Architektur und Freigabeprozess
- Technische Einrichtung und Automatisierungen
- Interne Tests mit Testkontakten
- Schulung, Dokumentation und Optimierung
- Projektmanagement über alle Phasen
- Vollständige Beantwortung des Fragenkatalogs
- Entscheidungen zu Struktur, Rollen und Rechten
- Bereitstellung von Daten, Inhalten und Zugängen
- Freigaben in den vereinbarten Fristen
- Interner Ansprechpartner für den Betrieb
Was wir von euch brauchen
- Vollständige Beantwortung des Fragenkatalogs
- Auskunft über den gelebten Vertriebsprozess
- Entscheidungen zu Struktur, Rollen, Rechten
- Bereitstellung der Bestandsdaten
- Lizenzen und Zugänge
- Interner Ansprechpartner
- Beantwortung des Fragenkatalogs
- Kontaktdaten und vorhandene Inhalte
- Freigabe von Kategorien, Zeitfenstern, Texten
- Technische Voraussetzungen im eigenen System
- Ansprechpartner je Themenwelt
- Reaktion auf Hinweise aus der Eskalationslogik
- Auskunft über Zielgruppe, Anlässe, Kommunikation
- Bildmaterial und Produktinformationen
- Rufnummer und Zugänge
- Freigabe von Texten und Gestaltung
- Bearbeitung eingehender Antworten
- Rechtssichere Erhebung der Einwilligungen
Davor und danach
Wenn noch unklar ist, welches System den größten Hebel hat, ist die 360° Digitalisierungsanalyse der bessere erste Schritt.
Zur Analyse (Gruppe A) Aus der StrategieDie Prozessskizzen aus Customer Journey und Empfehlungsmarketing sind so angelegt, dass sie hier direkt als Bauplan dienen.
Zur Strategie DanachE-Mail- und WhatsApp-Hosting sowie der CRM Growth & Optimization Retainer für den laufenden Betrieb.
Zum Betrieb (Gruppe C) Aus dem VerbundLandingpages und Formularstrecken über PageMotion und Smart Forms & Funnels, neue Inhalte über Wildscreen Media.
Zum VerbundHäufige Fragen
Der Aufwand hängt an konkreten Treibern: Anzahl Pipelines und Nutzer, Schnittstellen, Datenqualität sowie Anzahl der Journeys und Bausteine. Wir schätzen das im Onboarding ein und halten es im Projektplan fest.
Ja. Wir empfehlen dann eine Reihenfolge — in der Regel zuerst das CRM als Datenbasis — und klären die Tool-Zuständigkeit einmal gemeinsam.
Ja. Bei etablierten Systemen geht es meist um Ausbau statt Aufbau: Automatisierungen, Reporting, zusätzliche Pipelines oder Journeys.
Die Schulung ist fester Bestandteil jedes Projekts. Umfang und Terminzahl richten sich nach Systemgröße und Team und werden im Projektplan festgehalten.
Sauber gepflegte Daten sind ein Import. Gewachsene Listen mit Dubletten und Lücken sind ein eigenes Teilprojekt — dieser Aufwand wird im Fragenkatalog erhoben und vorab beziffert.
Dann klären wir zuerst, warum es nicht genutzt wurde. Die Technik ist selten das Problem — sonst wiederholt sich der Fehler im neuen System.
Schnittstellen zu ERP, Buchhaltung, Kalender, Telefonie und Website werden im Fragenkatalog erhoben und im Projektplan beziffert.
Das hängt von Prozess, Team und Schnittstellen ab. Wir arbeiten unter anderem mit Pipedrive, HubSpot und Salesforce — die Empfehlung fällt nach dem Onboarding.
Beides ist möglich. Ist ohnehin ein CRM im Einsatz, können die Journeys dort laufen. Ohne CRM betreiben wir E-Mail-Marketing eigenständig über Brevo.
Das wird im Konzeptpapier festgelegt. Nach Phase 1 entscheidet ihr gemeinsam mit uns über den Umfang der Umsetzung.
Neue Kontakte laufen sofort in die Journey. Bestandskontakte werden erst nach Prüfung von Kategorie und Themen-Tag überführt.
Der Versand verursacht Kosten pro Konversation. Sie sind nicht im Projektpreis enthalten — die Größenordnung nennen wir im Angebot.
Deutlich seltener als per E-Mail und nur mit echtem Anlass. Eine Frequenzempfehlung gehört zum Konzept.
Auf WhatsApp antworten Kunden. Jemand bei euch muss das lesen und beantworten — das klären wir vor dem Live-Gang.
Vorlagen müssen vor der ersten Nutzung freigegeben werden. Dieser Schritt liegt nicht in unserer Hand und wird deshalb früh in Phase 2 eingeplant.
Aus dem Fahrplan werden Systeme
Sag uns kurz, worum es geht und was bei euch aktuell im Einsatz ist. Die Antwort bestimmt den Aufwand — und spart uns die erste Rückfrage.
Lieber direkt einen Termin? Wählt einen Slot, der passt — wir bestätigen per E-Mail.
Termin wählen