Digitalisierungsanalyse: Was sie ist, wie sie abläuft und für wen sie sich lohnt
Kurz gesagt
Eine Digitalisierungsanalyse erfasst, wie ein Unternehmen heute tatsächlich arbeitet, und macht daraus einen priorisierten Fahrplan. Sie läuft in vier Phasen und lohnt sich, wenn ihr investieren wollt, aber nicht wisst, womit ihr zuerst anfangen sollt.
Was eine Digitalisierungsanalyse ist (und was nicht)
Eine Digitalisierungsanalyse ist keine Softwareauswahl und kein Fragebogen. Sie beantwortet eine einzige Frage: Welche Maßnahme bringt in eurem Unternehmen wirtschaftlich am meisten, und in welcher Reihenfolge solltet ihr sie angehen?
Erfahrungsgemäß starten die meisten Unternehmen anders herum. Ein Tool wird eingeführt, weil ein Problem drückt, dann das nächste. Nach ein paar Jahren stehen mehrere Systeme nebeneinander, die Daten sind doppelt vorhanden, und niemand hat den Gesamtüberblick. Die Analyse setzt davor an: Sie macht sichtbar, was ihr habt, wo Zeit verloren geht und was als Nächstes den größten Hebel hat.
Die fünf Analysebereiche
Eine gute Analyse betrachtet das ganze Unternehmen, nicht nur einen Bereich. Bei uns sind das immer dieselben fünf:
- Marketing: Sichtbarkeit, Leadgenerierung, Funnel-Logik, Medieneinsatz
- Vertrieb: Sales-Prozesse, CRM, Angebotslogik, Abschluss und Nachfassen
- Angebot und Kundenstruktur: Portfolio, Zielgruppen, Segmentierung, Kundenwert
- Prozesse und Strukturen: interne Abläufe, Verantwortlichkeiten, Softwarelandschaft, Automatisierungspotenziale
- HR und Mitarbeiterführung (optional): Recruiting, Onboarding, Mitarbeiterbindung, interne Kommunikation
Die Bereiche bleiben in jeder Unternehmensgröße gleich. Was sich ändert, ist die Tiefe: Bei einem Zehn-Personen-Betrieb geht es um gewachsene Abläufe, bei hundert Mitarbeitern zusätzlich um Schnittstellen, Datenflüsse und Abstimmung zwischen Abteilungen.
Der Ablauf in vier Phasen
- Kickoff und Aufnahme: Ziele klären, Systemlandschaft erfassen, Gesprächspartner benennen, Workshops terminieren.
- Workshop und Analyse: Alle Bereiche werden systematisch durchgegangen, vor Ort oder digital. Ergebnis: vollständige Transparenz und erste Quick Wins.
- Strategie und Roadmap: Potenziale werden bewertet und priorisiert, zeitlich eingeordnet (kurz-, mittel-, langfristig) und in einen Umsetzungsfahrplan überführt.
- Abschluss und Übergabe: Präsentation oder Management-Workshop, Übergabe der Analyse, Besprechung der nächsten Schritte.
Im Workshop stellen wir je Bereich dieselben vier Leitfragen: Wie läuft es heute konkret? Wo geht Zeit verloren? Welche Systeme sind beteiligt? Was würde am meisten helfen? Die vierte Frage ist oft die wertvollste, weil die Menschen, die einen Prozess täglich ausführen, den größten Hebel meist schon kennen.
Warum die Unternehmensgröße die Laufzeit bestimmt
Der Prozess ist immer derselbe, die Laufzeit staffelt sich:
- 0 bis 10 Mitarbeiter: typischerweise 5 bis 6 Wochen, ein Workshop mit der Geschäftsführung
- 11 bis 25 Mitarbeiter: etwa 8 Wochen, Workshops über mehrere Termine
- 26 bis 50 Mitarbeiter: etwa 9 Wochen, je Fachbereich eine eigene Runde
- 51 bis 100 Mitarbeiter: 10 Wochen als Planwert, mit Terminfindung und Abstimmungsschleifen realistisch bis zu drei Monate
Der Grund ist selten der Analyseaufwand, sondern die Terminfindung: Workshops mit sechs Abteilungen finden sich nicht in derselben Woche, und widersprüchliche Aussagen zwischen Bereichen müssen aufgelöst werden, bevor eine Empfehlung entstehen kann.
Woran ihr merkt, dass ihr eine Analyse braucht
- Ihr wollt investieren, wisst aber nicht, in welchen Bereich zuerst.
- Mehrere Tools sind im Einsatz, aber Daten werden von Hand übertragen.
- Wissen und Abläufe hängen an einzelnen Personen.
- Die Geschäftsführung braucht eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Investitionen.
Weniger sinnvoll ist eine Analyse, wenn ihr genau wisst, was ihr braucht, und nur die Umsetzung sucht, oder wenn es um eine einzelne Software-Frage geht.
Was ihr selbst beitragen müsst
Die wichtigste Zuarbeit ist Ehrlichkeit im Workshop. Wer den Soll-Prozess beschreibt statt des gelebten, bekommt eine Analyse, die an der Realität vorbeigeht. Deshalb sollten im Workshop die Personen sitzen, die den Prozess tatsächlich ausführen, nicht nur die, die ihn verantworten. Dazu kommen eine Übersicht eurer Systeme, ein Organigramm, vorhandene Prozessdokumentationen und, soweit verfügbar, Zahlen wie Bearbeitungszeiten oder Auftragsvolumen.
So gehen wir vor
Eine Analyse endet bei uns mit der Roadmap, nicht mit einem Konzept im Regal: Jede Empfehlung benennt, welches Vorgehen in welchem Bereich mit welchem erwarteten Effekt gemeint ist. Die Umsetzung ist nicht Teil der Analyse. Ihr könnt sie mit uns angehen, mit den Schwestermarken der Zettner Brands oder komplett ohne uns. Die Analyse ist deshalb auch eine Entscheidungsgrundlage für alles, was ihr selbst umsetzt.
Mehr zu den drei Analyse-Projekten und zur Frage, welches zu euch passt, findet ihr unter Verstehen, was ist.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Digitalisierungsanalyse?
Das hängt von der Unternehmensgröße ab. Für kleine Unternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitern sind es typischerweise fünf bis sechs Wochen, bei 51 bis 100 Mitarbeitern planen wir zehn Wochen und rechnen realistisch mit bis zu drei Monaten.
Wer muss im Workshop dabei sein?
Je Bereich die Person, die den Prozess tatsächlich ausführt. Bei kleinen Unternehmen ist das meist die Geschäftsführung plus eine Schlüsselperson, bei größeren Unternehmen kommen Fachbereichs- und Abteilungsleitungen dazu.
Ist der HR-Bereich automatisch enthalten?
Nein, er ist optional und muss vor der Workshopplanung entschieden werden.
Setzt ihr die Empfehlungen auch um?
Die Analyse endet mit der Roadmap. Die Umsetzung läuft über weitere Leistungen oder über die Schwestermarken der Zettner Brands, ihr könnt sie aber auch selbst umsetzen.