7 Anzeichen, dass ihr Insellösungen statt eines Systems habt

Insellösungen entstehen nicht aus Nachlässigkeit. Sie entstehen, weil jedes Problem zu seiner Zeit eine vernünftige Lösung bekam. Das Ergebnis nach ein paar Jahren: viele Tools, wenig System. Sieben Anzeichen, an denen ihr es erkennt.

Die sieben Anzeichen

1. Daten werden von Hand übertragen. Eine Anfrage kommt per Formular, landet in einer Excel-Liste und wird dann ins Angebotstool kopiert.
2. Dieselbe Information steht an mehreren Stellen. Und keine davon ist verlässlich aktuell.
3. Niemand kann sagen, wie viele offene Angebote es gerade gibt. Ohne Nachfragen im Team geht es nicht.
4. Wissen hängt an einzelnen Personen. Wer im Urlaub ist, nimmt Teile des Prozesses mit.
5. Neue Mitarbeiter brauchen Wochen, um die Tools zu verstehen. Nicht wegen der Software, sondern wegen der ungeschriebenen Regeln.
6. Jeder Bereich hat sein eigenes System. Marketing, Vertrieb und Projektabwicklung sprechen nicht dieselbe Datenbasis.
7. Neue Tools lösen das Problem nicht, sie verschieben es. Mit jedem neuen System kommt eine Schnittstelle, die per Hand bedient wird.

Warum noch ein Tool selten hilft

Wer drei oder mehr dieser Anzeichen erkennt, hat meist kein Software-Problem, sondern ein Zusammenspiel-Problem. Ein weiteres Tool erhöht die Zahl der Schnittstellen, ohne die Frage zu beantworten, welche Daten wohin gehören und wer wofür zuständig ist.

So gehen wir vor

Bevor etwas ersetzt oder zusammengeführt wird, nehmen wir auf, welche Systeme beteiligt sind, wo Daten liegen und wo sie heute von Hand wandern. Erst daraus entsteht die Entscheidung, was abgelöst, was behalten und was verbunden wird. Das ist der Kern der Digitalisierungsanalyse.