Pipedrive, HubSpot oder Salesforce: Nach welchen Kriterien ihr wählt
Kurz gesagt
Welches CRM passt, entscheiden Vertriebsprozess, Teamgröße, Schnittstellen und der Marketing-Anteil, nicht das Logo. Prüft Funktionsumfang und Tarife immer aktuell beim Anbieter und testet mit einem echten Fall, bevor ihr euch festlegt.
Vorab: Die Systemwahl ist selten die wichtigste Entscheidung
Pipedrive, HubSpot und Salesforce sind alle drei leistungsfähig. Ob ein CRM bei euch funktioniert, entscheidet sich eher an Prozess, Konzept und Nutzung als am Logo. Trotzdem lohnt sich eine bewusste Wahl, weil sie Aufwand und Folgekosten beeinflusst. Funktionsumfang und Lizenzmodelle ändern sich bei allen Anbietern laufend, deshalb solltet ihr aktuelle Angaben immer direkt beim Anbieter prüfen.
Die Kriterien, nach denen ihr entscheidet
- Komplexität eures Vertriebsprozesses: Ein klarer Prozess mit einer Pipeline braucht weniger Systemtiefe als mehrere Geschäftsbereiche mit eigenen Abläufen.
- Teamgröße und Rollenlogik: Fünf Nutzer mit gleichen Rechten sind einfach. Abgestufte Sichtbarkeiten über mehrere Abteilungen verlangen mehr Konfigurierbarkeit.
- Schnittstellen: Welche Systeme sollen angebunden werden, zum Beispiel ERP, Buchhaltung, Kalender, Website, Telefonie?
- Marketing-Anteil: Soll das CRM auch E-Mail-Journeys tragen, oder läuft das in einem separaten Tool wie Brevo?
- Technikaffinität des Teams: Ein System, das das Team nicht bedienen mag, wird nicht gepflegt.
- Wer das System betreut: Intern, extern oder im Retainer?
- Vorhandene Lizenzen und Systempräferenzen: Manchmal ist die Wahl längst durch bestehende Verträge vorbereitet.
Grobe Einordnung
Eine Faustregel aus der Projektpraxis, keine Produktbewertung: Pipedrive ist typischerweise stark, wenn ein klarer Vertriebsprozess schnell ins System soll. HubSpot spielt seine Stärken aus, wenn Marketing und Vertrieb zusammenlaufen sollen. Salesforce kommt eher dort in Frage, wo viele Rollen, komplexe Strukturen und umfangreiche Anpassungen gebraucht werden. Prüft bei jedem Kandidaten, ob die konkreten Funktionen, die ihr braucht, im gewünschten Tarif enthalten sind.
Was Mehraufwand erzeugt
Der Aufwand für die Einrichtung unterscheidet sich je nach System. Er steigt typischerweise mit:
- der Zahl der Pipelines
- der Zahl der Nutzer und Rollen
- der Zahl der Schnittstellen
- der Menge zu übernehmender Daten und ihrer Qualität
Ein Testlauf vor der Entscheidung
- Beschreibt euren Vertriebsprozess in fünf Sätzen.
- Legt die Pipeline-Phasen fest.
- Bildet in jedem Kandidaten einen echten Fall ab.
- Fragt die Menschen, die damit arbeiten sollen, welches System sich natürlicher anfühlt.
So gehen wir vor
Wir richten Pipedrive, HubSpot, Salesforce und weitere Systeme ein. Die Systemwahl ergibt sich bei uns aus dem Fragenkatalog, nicht umgekehrt. Mehr zum Ablauf unter Systeme aufbauen.
Häufige Fragen
Welches CRM empfehlt ihr?
Das hängt von Prozess, Teamgröße, Schnittstellen und Marketing-Anteil ab. Wir entscheiden das gemeinsam anhand des Fragenkatalogs.
Kann man später wechseln?
Ja, aber ein Wechsel ist ein eigenes Projekt mit Datenmigration. Eine bewusste Wahl am Anfang spart Aufwand.
Gibt es auch andere Systeme?
Ja, weitere CRM-Systeme sind auf Anfrage möglich.