Von Excel ins CRM: Datenübernahme ohne Dubletten und Altlasten
Kurz gesagt
Ein Import aus Excel funktioniert reibungslos, wenn vorher die Struktur im CRM feststeht und die Daten bereinigt sind. Dubletten, Altlasten und uneinheitliche Felder sind ein eigenes Teilprojekt, das ihr vorab einplanen solltet.
Eine Excel-Liste ist kein CRM, aber sie ist ein Anfang. Der Umzug scheitert selten am Import selbst, sondern an dem, was vorher in der Liste steckte: Dubletten, Altlasten, fehlende Felder.
Vor dem Import: vier Fragen
- Wo liegen Kunden- und Leaddaten heute (Excel, Postfach, Altsystem)?
- Wie viele Datensätze sind es ungefähr?
- Wie gepflegt sind sie: Dubletten, Altlasten, fehlende Pflichtinformationen?
- Was davon soll übernommen werden, und was nicht?
Die Bereinigung
- Dubletten zusammenführen: Zuerst nach E-Mail-Adresse, dann nach Firmenname und Ort.
- Altlasten aussortieren: Kontakte ohne Bezug, ohne Aktivität, ohne verwertbare Daten bewusst nicht übernehmen.
- Felder vereinheitlichen: Schreibweisen, Anreden, Branchen, Länderkürzel.
- Zustände zuordnen: Welcher Kontakt ist Interessent, Kunde, ehemaliger Kunde?
Die Reihenfolge
- Struktur im CRM festlegen (Felder, Pipelines), bevor importiert wird
- Testimport mit einem kleinen Teil der Daten
- Stichproben prüfen: Landen die Werte in den richtigen Feldern?
- Gesamtimport
- Altlisten archivieren, nicht weiterpflegen
So gehen wir vor
Ob Bestandsdaten übernommen werden und wie, erheben wir im Fragenkatalog und halten es im Projektplan fest. Sauber gepflegte Daten lassen sich importieren. Gewachsene Listen mit Dubletten und Lücken brauchen Bereinigung, und diesen Aufwand benennen wir vorab, statt ihn stillschweigend zu übernehmen. Mehr unter Systeme aufbauen.
Häufige Fragen
Sollten wir alle Altdaten übernehmen?
Nein. Kontakte ohne Bezug und ohne verwertbare Daten bewusst auszusortieren, macht das neue System sauberer.
Wann kommt der Import im Projekt?
Nach der Konzeption: Erst muss die Struktur im CRM feststehen.