Was kostet Digitalisierung? Wovon der Aufwand wirklich abhängt

Warum es keine Pauschalantwort gibt

„Was kostet das?“ ist die häufigste Frage und die am schwersten seriös zu beantworten. Nicht, weil man sich drücken will, sondern weil dasselbe Wort für sehr verschiedene Projekte steht. Ein CRM für ein Team mit fünf Personen und einer Pipeline ist ein anderes Projekt als ein CRM für vier Abteilungen mit abgestuften Sichtbarkeiten und Anbindung an ERP und Buchhaltung.

Wir nennen deshalb auf dieser Seite keine Preise, sondern zeigen, woraus sich der Aufwand zusammensetzt. Das ist auch der beste Maßstab, um Angebote verschiedener Anbieter zu vergleichen.

Die Aufwandstreiber im Überblick

• Unternehmensgröße: Mehr Beteiligte bedeuten mehr Workshops, mehr Abstimmung und mehr Termine. Bei einer Digitalisierungsanalyse staffelt sich die Laufzeit von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten.
• Anzahl und Komplexität der Prozesse: Ein Vertriebsprozess ist Standard. Mehrere Geschäftsbereiche mit eigenen Abläufen bedeuten mehrere Systeme in einem.
• Zustand der Bestandsdaten: Gepflegte Daten sind ein Import. Gewachsene Excel-Listen mit Dubletten und Lücken sind ein eigenes Teilprojekt.
• Anzahl der Schnittstellen: Jede Anbindung an ERP, Buchhaltung oder Telefonie ist ein eigener Abstimmungs- und Testaufwand.
• Teamgröße und Rollenlogik: Fünf Nutzer mit gleichen Rechten sind schnell eingerichtet, vier Abteilungen mit abgestuften Sichtbarkeiten nicht.
• Entscheidungsgeschwindigkeit: Bei jeder Konzeptfrage braucht es eine Entscheidung. Fehlt ein Verantwortlicher, steht das Projekt.

Was zusätzlich zum Projekt anfällt

Ein häufiger Irrtum: Das Projekt kostet X, danach ist alles erledigt. Tatsächlich solltet ihr drei Dinge getrennt betrachten:

• Das Projekt selbst: Analyse, Konzeption, Einrichtung, Schulung.
• Laufende Kosten der Tools: Lizenzen, Versandkosten, bei WhatsApp zum Beispiel Kosten pro Konversation. Sie sind in der Regel nicht im Projektpreis enthalten.
• Betrieb und Weiterentwicklung: Ein System, das live geht, wird noch nicht gepflegt. Die Frage, wer sich nach dem Go-Live kümmert, gehört in die Planung, nicht in ein Gespräch drei Monate später.

Woran ihr ein seriöses Angebot erkennt

• Es benennt, was nicht enthalten ist (Lizenzen, Inhalte, Umsetzung).
• Es nennt die Faktoren, die den Aufwand verschieben können, und wann das im Projektplan festgehalten wird.
• Es trennt Phasen, sodass ihr nach der Konzeption entscheiden könnt, in welchem Umfang umgesetzt wird.
• Es erwähnt Schulung und Nutzung, nicht nur Technik.
• Es sagt offen, wenn Laufzeiten länger werden können, etwa durch Terminfindung bei großen Teams.

Warum der Einstieg über eine Analyse sinnvoll sein kann

Wenn ihr nicht wisst, was ihr eigentlich braucht, ist ein Angebot für eine Lösung zu früh. Eine Digitalisierungsanalyse liefert euch dann etwas, das ihr für jedes weitere Projekt nutzen könnt: einen priorisierten Fahrplan mit Zeit- und Kosteneinsparpotenzialen in der Größenordnung. Damit sind Folgeangebote vergleichbar, auch die von anderen Anbietern.

So gehen wir vor

Im Erstgespräch klären wir in wenigen Minuten, welche dieser Faktoren bei euch zutreffen: Mitarbeiterzahl, eingesetzte Systeme, Standorte, Datenlage, Ziele. Daraus ergibt sich, welches Projekt passt und mit welchem Umfang. Eine Übersicht aller Leistungen findet ihr auf der Startseite, die Digitalisierungsanalyse unter Verstehen, was ist.